API Restauration augmente l’adoption Google Workspace grâce à MyColl

mai 30, 2024

En 2023, API Restauration a choisi MyColl, la seule solution SaaS permettant de mesurer avec précision l’adoption Google Workspace.

Nous avons posé quelques questions à Priscilla Touat, Responsable Pôle Qualité Informatique sur la façon dont cet outil unique développé par Inaubi a permis aux équipes d’API Restauration d’améliorer considérablement les méthodes de travail et la collaboration.

À propos d'API Restauration

Entreprise familiale fondée en 1956, API Restauration est un acteur majeur de la restauration collective. Présent sur l’ensemble de la France métropolitaine, la société se développe aussi au Luxembourg, en Belgique et en Allemagne.

En 2023, elle a cuisiné 1 000 000 repas par jour, réalisés directement dans les locaux de ses clients ou livrés à des établissements, principalement dans les secteurs de l’éducation, de l’entreprise et du médico-social.

Fortement engagée pour l’environnement, API restauration, qui rassemble + de 11 000 collaborateurs, est devenue entreprise à mission en 2022 et se distingue notamment par son implication dans la lutte contre le gaspillage alimentaire, la réduction des émissions de gaz à effet de serre et l’approvisionnement en circuits courts.

Le contexte

Bonjour Priscilla : peux-tu nous parler de ton rôle et tes missions au sein d’API Restauration ?

“Je suis en charge de la qualité informatique au sein d’API Restauration depuis 2022. Mon rôle consiste à “réconcilier le terrain avec les outils numériques” : concrètement, mon objectif est de faciliter l’intégration des nouvelles démarches, applications et outils informatiques et de permettre le déploiement d’une offre “Plug & Play” utile et adaptée à chaque collaborateur.”

Depuis quand Inaubi accompagne API Restauration et sur quel périmètre ?

“Notre collaboration avec Inaubi a commencé en 2021 avec un audit de sécurité de notre plateforme Google Workspace et la mise en place d’une assistance dédiée. Nous avons ensuite fait appel à leurs équipes pour des ateliers de formation autour de Looker Studio et BigQuery.

En 2022, nous les avons sollicitées pour leur expertise Google Cloud afin de coacher nos équipes et optimiser nos applications, puis pour la gestion de la consommation Google Cloud.

Nous avons également fait appel à eux à plusieurs reprises pour l’acquisition de chromebooks et de matériel Google Meet Hardware, ainsi que pour des licences Google Voice.

Enfin, en mai 2023, Inaubi nous a proposé un plan d’accompagnement au changement pour redynamiser l’adoption Google Workspace : c’est à ce moment que MyColl nous est présenté.”

Quel était le challenge d’API Restauration avant d’avoir MyColl ? Comment faisiez-vous avant MyColl ?

“Afin d’établir mes reportings, je fais beaucoup d’extractions de données et de KPI’s qui vont me servir à dresser un état des lieux sur une période donnée et construire un plan d’action adapté.

Avant d’utiliser MyColl, je réalisais ces exports en passant beaucoup par la console d’administration Google Workspace, mais également par les consoles d’outils internes comme celui de notre serveur de téléphonie.

Il fallait ensuite les croiser et compiler “manuellement”, ce qui représentait une tâche fastidieuse qui me prenait une demi-journée par semaine ; tous les vendredis matins étaient dédiés à l’actualisation de mes tableaux de bord.”

Cas d'usage clés

Comment MyColl a-t-il répondu au besoin ?

“MyColl m’a permis de “gagner du clic” : aujourd’hui, mon reporting bimensuel est réalisé en 1h et je suis en mesure de trouver l’information nécessaire rapidement à tout moment lors de mes échanges avec mes collaborateurs ou dans les différents comités de pilotage.

MyColl me permet, par exemple, de faire un focus sur une agence : je suis donc en mesure de lire rapidement les axes d’amélioration, d’adapter les supports et ateliers à mettre en place, etc…“

Comment s’est passée l’intégration de MyColl au sein de l’entreprise ?

“C’est notre DSI Sébastien Delcambre qui m’en a proposé l’usage. On a d’abord mis l’outil à l’épreuve au sein de différents services sur des populations cibles qui ont fait office de bêta testeurs : le fait de pouvoir créer nos propres groupes d’utilisateurs dans MyColl s’est avéré être une fonctionnalité particulièrement intéressante à ce stade, tout comme celle de pouvoir personnaliser les badges en fonction des populations.

Par exemple, le badge “Le poids du passé” nous permet de mesurer rapidement les services qui créent et utilisent encore des fichiers Microsoft Office.

Selon les besoins des régions, nous effectuons plus ou moins régulièrement un état des lieux des bons et mauvais usages lors duquel je présente la cartographie de leurs usages grâce à MyColl.

Pour les équipes qui ont joué le jeu rapidement, cela leur a permis de migrer sous Chromebook en l’espace de 3 mois.

MyColl a donc créé une agilité et une dynamique que nous n’avions pas auparavant, ou tout du moins que nous n’étions pas en mesure d’estimer.”

"Pour une entreprise qui a pour ambition de partir sur du full Google, MyColl est clairement un indispensable !
L’outil permet d’accompagner l’évolution et de la mesurer avec une granularité fine, mais aussi d’encourager et accompagner les équipes dans le changement et l’adoption des bonnes pratiques."

Priscilla Touat

Responsable Pôle Qualité Informatique · API Restauration

Le choix MyColl

Pourquoi MyColl et pas autre chose ?

“A l’origine nous avions commencé à nous renseigner sur des solutions qui permettaient de récolter du feedback, mais cela ne répondait pas vraiment à notre besoin : on était alors plutôt dans la communication que dans l’analyse de statistiques.

Quand on m’a présenté MyColl, j’ai d’abord été réticente car j’imaginais un produit très lourd à paramétrer et qui allait s’ajouter à l’imposante liste d’outils que j’utilisais jusqu’alors pour mes reportings.

L’accompagnement d’Inaubi est à souligner dans ce cas précis : leurs équipes partagent pleinement ma vision d’apporter au métier un outil qui soit réellement utile et utilisé, et donc porteur de valeur ajoutée. Ils ont à cœur de comprendre ce qui est pertinent à mesurer dans notre contexte et nous aident à paramétrer MyColl en fonction de nos intérêts propres.

On déploie les outils Google depuis 2013 sans vraiment juger ni sa portée ni la satisfaction des utilisateurs.”

Résultats

Quels sont les apports de MyColl en termes de chiffres / metrics ?

“Nous avions besoin de mesurer la bascule des équipements sous Windows vers les Chromebooks. Il fallait donc auparavant extraire différentes metriques qui provenaient de différents outils.

Avec MyColl, je peux filtrer les différents appareils par région et mettre en relief les avancées du déploiement. Cela nous a permis de mettre une date sur le moment précis où nous avons eu davantage de Chromebooks que de Windows.

Même avantage sur un autre sujet d’actualité chez API Restauration : la sécurité via la double authentification : on peut rapidement savoir qui ne joue pas le jeu sur le sujet et ainsi identifier sur quelle région nous devons accentuer notre sensibilisation et nos montées en compétence sur Google Workspace.

Enfin, MyColl permet aussi de mettre en corrélation les KPI’s avec les temps forts de l’entreprise : lorsqu’un chiffre me semble anormalement bas ou élevé, je suis désormais en mesure d’y fournir une explication en le croisant avec les événements récents : ouverture d’une nouvelle agence, rachat d’une filiale, etc…”

En quoi MyColl répond à vos problématiques de budget ? Vous permet-il d’optimiser vos coûts de formations ?

“MyColl nous permet d’être au plus près du besoin : le fait de pouvoir identifier avec précision quelle typologie de métier ou région est en retard sur une autre, nous permet de mettre en place des sessions d’ateliers “clé en main” qui vont être parfaitement adaptées à notre cible.

Plutôt que d’orienter les collaborateurs vers des formations Google Workspace “grand public”, nous pouvons maintenant adapter nos ateliers avec du contenu personnalisé en fonction des spécificités du métier.“

Et demain ?

Quelles modifications vous feraient quitter MyColl sur le champ ?

“Sans aucune hésitation, je pense au badge “Le poids du passé” que j’ai déjà mentionné, mais également à celui nommé “Double tour” et qui permet de quantifier le nombre d’utilisateurs qui ont activé la double authentification.

Même chose sur l’ensemble des badges concernant les drive partagés : cela nous permet d’être plus rigoureux dans l’organisation et le paramétrage et de nous assurer qu’il n’y a pas de drive partagés qui ne sont pas alimentés.

En plus de rendre l’expérience utilisateur plus agréable, le fait d’avoir un guide pour “faire le ménage” si nécessaire nous permet aussi de répondre à certains enjeux RSE.“

Que pensez-vous de l’accompagnement d’Inaubi durant la mise en place et l’utilisation de MyColl ?

“Dès le départ, j’ai eu le sentiment d’être dans la co-construction. On ne m’a pas vendu un outil en me laissant me débrouiller avec, et les nombreux échanges avec les équipes d’Inaubi m’ont au contraire plutôt donné l’impression d’avoir fait évoluer l’outil à mon échelle !

Il y a une vraie prise en compte des spécificités de mes missions pour faire en sorte que l’outil soit paramétré sur mesure pour mes besoins.

Il y a eu immédiatement une vraie volonté de comprendre nos enjeux et les spécificités de notre organisation et des nos différents métiers pour apporter une réponse sur mesure.“

Avez-vous déjà identifié des évolutions MyColl à mettre en place ce jour ?

“Oui, c’est très propre à notre contexte car nous avons parfois plusieurs secteurs par région : aujourd’hui MyColl permet de comparer deux entités, mais il arrive que nous ayons besoin d’en comparer jusqu’à quatre”

Recommanderiez-vous MyColl et si oui pourquoi ?

“Oui, pour une entreprise qui a pour ambition de partir sur du full Google, MyColl est clairement un indispensable !

L’outil permet d’accompagner l’évolution et de la mesurer avec une granularité fine, mais aussi d’encourager et accompagner les équipes dans le changement et l’adoption des bonnes pratiques.

Autre point important : il n’y a pas de diabolisation des “mauvaises pratiques” : la grande variété de badges fait que selon le métier, on peut être très à l’avance sur un sujet et un peu à la traîne sur un autre.

Tout l’enjeu est ensuite de trouver comment capitaliser sur les bonnes pratiques et les évangéliser aux autres groupes.”