Quels outils utiliser pour une communication interne efficace en entreprise ?
D’après le baromètre 2021 de l’Observatoire Intranet & Digital Working, 52 % des collaborateurs estiment que fluidifier la communication interne est l’un des principaux enjeux auxquels leur entreprise fait face, devant la gestion des connaissances.
Parfois encore trop négligée, la communication interne est toutefois l’une des clés du management et du développement de la marque employeur d’une entreprise.
Partage des valeurs et de la culture de l’entreprise, circulation de l’information de manière uniforme et contrôlée ou motivation des équipes sont autant d’enjeux de la communication interne.
Des TPE aux grandes entreprises en passant par les PME : toutes les sociétés se doivent de développer leur communication interne, une stratégie d’autant plus importante pour celles souhaitant décloisonner leurs services ou dont les équipes travaillent à distance.
Inaubi vous aide à faire le point sur les divers leviers à votre disposition pour adopter une stratégie de communication interne efficace, vous aidant à développer vos performances, mais également à appuyer votre politique de QCVT (Qualité de Vie et Conditions de Travail).
Google Workspace, Comeen ou encore Lumapps : découvrez les outils de communication interne les plus efficaces.
Qu'est-ce qu'un outil de communication interne ?
Les outils de communication interne peuvent être utilisés à différents niveaux :
La communication motivationnelle : les outils sont utilisés pour motiver les collaborateurs, pour davantage d’implication ;
La communication opérationnelle : il s’agit d’une communication verticale à double sens. La hiérarchie communique les bonnes pratiques à adopter, les collaborateurs partagent leur retour sur expérience pour améliorer les processus ;
La communication interpersonnelle : l’objectif est d’améliorer la communication entre tous les acteurs de l’entreprise, il s’agit ici d’une communication à la fois verticale et horizontale.
En fonction du type de communication que l’entreprise souhaite mettre en place, différents outils peuvent être utilisés, des réseaux sociaux d’entreprise, à l’intranet, aux mails, au journal papier, etc.
Les avantages d'un outil de communication interne
Pour l’entreprise, les outils de communication interne contribuent à améliorer l’organisation du travail, créer du lien entre les services, fluidifier le passage des informations, diffuser les bonnes pratiques, tenir les salariés informés en temps réel et développer la marque employeur.
Au niveau managérial, les outils de communication interne permettent de lever les barrières entre la direction et les salariés, engageant ainsi une relation de transparence favorisant un client de confiance et d’engagement.
La communication interne bénéficie également aux salariés, quel que soit leur niveau hiérarchique :
Elle crée un lien entre chacun et favorise le sentiment d’appartenance ;
Favorise un climat social positif ;
Véhicule des valeurs communes ;
Améliore le bien-être ;
Optimise le travail en équipe ;
Simplifie le partage des informations et des connaissances.
Comment sélectionner vos outils de communication interne ?
Afin de choisir les outils de communication interne, il convient de s’interroger sur les objectifs fixés en amont, tels que le partage des valeurs de l’entreprise, la valorisation des collaborateurs ou encore la mise en place d’un règlement.
Les différents outils peuvent en effet être utilisés pour :
Créer des messages ;
Informer ;
Dialoguer ;
Organiser la répartition des tâches ;
Structure l’entreprise.
À chaque objectif son outil !
Quels sont les meilleurs outils de communication interne ?
1. Logiciel de messagerie instantanée
Un système de messagerie instantanée s’impose aujourd’hui comme un incontournable en entreprise.
Elle permet d’échanger de manière individuelle dans un chat ou tous ensemble dans des groupes de conversation, à l’instar des salons de Google Chat, ou d’organiser des réunions et des visioconférences.
Mais quelle messagerie instantanée choisir ?
Afin de choisir votre outil de messagerie instantanée, assurez-vous de sa simplicité d’utilisation afin de faciliter la prise en main et veillez à choisir un logiciel s’intégrant aisément au sein de votre intranet.
2. L’intranet d’entreprise
Réseau informatique déployé au sein de l’entreprise, l’intranet permet aux collaborateurs d’échanger au sein d’un environnement sécurisé.
LumApps, à mi-chemin entre intranet et réseau social, met en avant l’expérience utilisateur pour offrir une meilleure efficacité et un engagement accru des salariés au sein de leur entreprise.
Recommandée pour Google Workplace, elle bénéficie d’applications avancées et facilite la recherche d’informations, pour une communication interne facilitée et une gestion des RH plus aisée.
3. Application intranet mobile
L’application interne sur mobile en entreprise renforce l’intranet.
Où qu’ils soient, et à tout moment, les collaborateurs ont accès à toutes les informations depuis l’application intranet : à l’heure de la mobilité, il s’agit d’un impondérable.
4. Outil de sondage interne
Terminés la boîte à idées posée dans un couloir et les petits bouts de papier volant : choisissez un outil de sondage interne, une solution de communication interne moderne et plus efficace.
Envoyez en un clic un sondage à vos collaborateurs et centralisez les réponses tout en développant le sentiment d’appartenance des salariés grâce à Google Form, une solution Google Workspace.
5. Supports de communication vidéos
Dynamique et attrayante, la vidéo est un excellent moyen pour diffuser une information !
Depuis votre intranet, créez des espaces dédiés à vos vidéos et diffusez des supports marketings, des tutoriels, des vœux de bonne année ou encore des résultats clés.
Bon à savoir : le stockage des vidéos sur Google Drive est sécurisé et accessible. Le logiciel protège vos données et offre un accès à l’information instantané à vos collaborateurs, depuis n’importe quel appareil connecté.
6. Plateforme d’onboarding
Aussitôt qu’un employé rejoint l’entreprise, le sentiment d’appartenance doit être créé : il s’agit de la clé de la motivation et de l’implication, mais aussi de la rétention salariale. Une plateforme d’onboarding facilite les processus RH et vous permet d’intégrer aisément les nouveaux venus.
Dans un livret d’accueil imprimé ou en format numérique, vous pourrez :
Présenter l’histoire de l’entreprise et ses valeurs ;
Donner des informations pratiques telles qu’un organigramme ou un plan du site ;
Afficher le règlement intérieur en vigueur dans les locaux.
7. Outils de gestion et d'automatisation des tâches en interne
Optimisez vos processus internes grâce à l’automatisation des tâches d’administration et l’automatisation des tâches informatiques !
L’objectif : vous concentrer sur des missions à haute valeur ajoutée, et déléguer à l’informatique les tâches les plus répétitives telles que :
L’écriture de mails ;
L’envoi de commande à un client ;
L’extraction, le traitement et le stockage des données ;
L’encadrement de la gestion de projet ;
La facturation ;
L’élaboration de bases de données, et bien d’autres encore.
Plus que de libérer un temps précieux à vos collaborateurs, vous diminuez le risque d’erreur humaine et uniformisez de plus vos processus.
En savoir plus sur l’automatisation des tâches en entreprise
8. Réseau social d'entreprise
Outil collaboratif, le réseau social d’entreprise s’inscrit dans la continuité de l’intranet et peut être un moyen supplémentaire pour les collaborateurs d’échanger instantanément.
Chaque employé peut disposer d’un profil et discuter avec les autres collaborateurs, de manières plus informelle et conviviale.
Vous pourrez communiquer autour des actualités et des succès de l’entreprise, tout en favorisant l’interaction au moyen de publication d’articles, de partage d’une newsletter, de commentaires et de réactions (emojis, bouton “J’aime”, etc.).
Pour les collaborateurs, comme pour la direction, il s’agit d’un lieu propice à une expression riche et multiforme.
9. Partage de données entre collaborateurs
Enfin, grâce à un outil de communication interne, vous facilitez le partage de l’information en entreprise, pour une meilleure expérience employée.
Il convient de faciliter la gestion des données en entreprise et de favoriser le travail collaboratif grâce à une solution permettant de :
Mettre en place d’outils de reporting, gestion des ressources humaines ou des plannings par exemple ;
Doter l’entreprise d’un système d’archivage des informations ;
Encourager la mise en commun des informations pour lutter contre les asymétries ;
Partager des présentations, donner la possibilité de travailler sur le même document ou de brainstorming, pour favoriser le travail collaboratif.
Avec la solution Comeen, chaque salarié peut importer son propre contenu depuis plus d’une vingtaine de flux différents.
Par ailleurs, grâce au logiciel, vous vous assurez d’être en conformité avec les lois en vigueur, luttez contre l’obsolescence des données tout en protégeant les données de votre entreprise, parfois sensible.
Quels sont les outils de communication interne indispensables pour une entreprise ?
Google Workspace, LumApps et Comeen sont autant d’outils indispensables pour construire votre projet de digitalisation et déployer votre stratégie de communication interne.
Plus que de permettre de partager des données entre collaborateurs, la plateforme Comeen aide vos équipes à gérer leur présence au bureau, de manière simple et intuitive.
Chacun peut planifier sa venue au bureau, réserver des espaces de travail et des salles de réunion, et accueillir des visiteurs depuis Google Calendar, Microsoft Teams et Slack.
L’écosystème Google Workplace vous offre une solution complète vous donnant accès à :
- Google Chat, favorise une communication fluide et instantanée entre chacun de vos collaborateurs ;
Google Agenda, pour organiser des réunions ;
Google Meet, outil de visioconférence ;
Google Analytics, pour analyser vos audiences ;
Google Identity, l’authentification d’utilisateur ;
Google Drive, outil d’enregistrement et de sauvegarde des documents ;
Google Vault, logiciel de gestion des données sensibles, vous permet de définir des politiques de conservation et de restauration des e-mails, des documents et des fichiers Drive.
Enfin, la plateforme digitale, sociale et managériale LumApps vous offre un intranet centralisé et repense l’expérience collaborateur.
Chacun peut désormais partager ses connaissances, favorisant ainsi la communication à toutes les échelles de la hiérarchie, mais également l’engagement des salariés au sein de l’entreprise.
Favorisez l’échange entre vos collaborateurs et développez un projet de digitalisation à l’image de votre entreprise avec l’appui des outils Inaubi.
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