Partage de données en entreprise, quelles solutions ?
En 2023, près de 274 milliards de dollars ont été déboursés par les entreprises et les organisations gouvernementales en faveur du Big Data. Véritable levier de croissance et d’innovation pour les organisations, la collecte et le traitement des données occupe une place particulière dans les processus opérationnels depuis les années 1990 et reste, encore aujourd’hui, un enjeu de compétitivité.
Au-delà de la question de l’exploitation des données, se pose celle de leur partage au sein des entreprises et entre les organisations. Parce que les données peuvent être une véritable mine d’or pour votre entreprise, des organisations malveillantes pourraient chercher à s’en emparer et c’est pourquoi il est donc important d’organiser le partage de vos données de manière responsable, transparente et sécurisée.
Pour atteindre cet objectif, quoi de mieux que d’intégrer à vos habitudes de travail l’utilisation d’une plateforme de partage des données collaborative et protégée comme Google Drive ? Prise en main de l’outil et avantages des solutions google pour votre entreprise, quel que soit votre domaine d’ activité : découvrez les solutions qui s’offrent à vous pour partager vos données en toute sécurité !
Concrètement, qu’est-ce que le partage des données en entreprise ?
Définition et enjeux du partage des données
En d’autres termes, celui de “partage des données” renvoie au fait de rendre certaines ressources disponibles tout en conservant leur intégrité et en les protégeant des interventions malveillantes.
Face à l’avènement du Big Data, les entreprises ont transformé leur manière d’échanger des informations, créant ainsi de nouveaux enjeux de sécurité et de gestion des données aujourd’hui surveillés de près par les organismes législatifs.
Quelles sont les données partagées par les entreprises ?
Au quotidien, les entreprises échangent un grand nombre de données présentées sous des formes et des supports divers. Entre les documents écrits de type Word ou Google Docs, les présentations visuelles comme PowerPoint et Google Slides ou encore les feuilles de calcul sur le modèles de celles proposées par Excel ou Google Sheets, les entreprises travaillent avec de nombreux outils qu’elles doivent pouvoir diffuser et partager entre leurs différents services.
Des données RH (ressources humaines) aux reportings financiers en passant par les livrables clients et les plaquettes commerciales, c’est tout un ensemble de données qui doivent être considérées, et ce selon leur nature mais également le niveau de sécurité qui doit leur être attribué.
A quelles fins le partage des données est-il utilisé ?
De nombreuses activités requièrent le partage de données en entreprise.
Aussi bien pour les actions de production que pour la gestion des tâches administratives, être en mesure d’échanger des fichiers et de pratiquer simplement du travail collaboratif est un avantage considérable que les organisations ont tout intérêt à prendre en compte.
Au quotidien, les entreprises peuvent utiliser le partage des données pour :
- mettre en place des outils de reportings permettant à l’ensemble des membres de l’équipe de remplir leurs informations (gestion des ressources humaines, monitoring de contenu, plannings, etc.) ;
- doter l’entreprise d’un système d’archivage des informations garantissant leur bonne sauvegarde (livrables, factures, fiches de paie, devis, compte-rendus, etc.) ;
- favoriser le travail collaboratif (réalisation de présentations collaboratives, travail sur un même document, brainstorming, centralisation des ressources, etc.) ;
- encourager la mise en commun des informations pour lutter contre les asymétries (consignes, briefings, directives financières, conventions collectives, règlements intérieurs, etc.).
Pourquoi la bonne gestion du partage des données est-elle essentielle pour les entreprises ?
Améliorer la productivité de votre entreprise
Le partage des données peut être un véritable moteur pour votre entreprise.
En améliorant la diffusion des fichiers et des informations, vous êtes en mesure d’identifier les données clés pour la croissance de votre organisation.
Le partage des données peut vous aider à rationaliser les processus décisionnels, à identifier les tendances de consommation de vos clients ou encore à vous démarquer de vos concurrents en bénéficiant d’une meilleure compréhension des enjeux de votre secteur.
Lutter contre la redondance et l’obsolescence des données
A l’heure où l’information va toujours plus vite, il est important de pouvoir collecter et analyser vos données en temps réel pour garantir leur bonne conformité.
En effet, la mise en place d’un système informatique de partage des données permet de lutter contre leur redondance et leur obsolescence en identifiant les récurrences anormales et en mettant à jour les informations en temps réel.
Contrôle la sécurité et la confidentialité de vos informations
Certaines entreprises traitent des données sensibles qu’elles doivent protéger à tout prix.
C’est notamment le cas dans les secteurs de la santé, de la justice ou encore de la finance où les organisations traitent des informations secret défense dont la fuite nuirait à des systèmes entiers, aux personnes auxquelles appartiennent ces données et aux entreprises à l’origine de la fuite.
Dans ce cas précis, le partage des données doit être mis en œuvre avec une grande précaution et doit placer l’enjeu de sécurité au cœur de ses processus.
Assurer votre bonne conformité réglementaire
Parce que le Big Data prend de plus en plus de place dans la vie des entreprises, les institutions nationales et internationales imposent aux sociétés des dispositifs réglementaires musclés pour protéger les utilisateurs.
Dans le cadre du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), les entreprises s’exposent à des sanctions si leur système de partage des données ne respecte pas correctement les conditions d’harmonisation, de transparence et de droit à l’effacement imposées par la loi.
Il en est de même avec le California Consumer Privacy Act (CCPA), une réglementation similaire destinée aux résidents de l’État de Californie.
Comment partager des données en toute sécurité ?
Pour partager vos données sans prendre de risques, quelques règles s’imposent !
Afin de renforcer la sécurité de vos informations notamment dans le cadre du secret défense ou de l’envoi de fichiers sensibles, vous pouvez utiliser des technologies comme :
- les protocoles de sécurité SSL (Secure Sockets Layer) et TSL (Transport Layer Security) : reposant sur un système de chiffrement de la donnée, ces dispositifs de sécurisation informatique garantissent l’authentification et la signature des données pour empêcher les fuites ;
- les systèmes d’authentification à deux facteurs : ce dispositif fonctionne selon un principe d’identification en deux temps. Après avoir entré votre mot de passe, vous devez saisir un code de sécurité supplémentaire pour accéder à la donnée ;
- les audits et logs de traçabilité : les logs correspondent à un système d’enregistrement en temps réel de toutes les actions effectuées par rapport à une donnée et permet donc une meilleure identification des anomalies.
Google Drive : la solution complète pour le partage de données en entreprise
Google Drive : qu’est-ce que c’est ?
Google Drive, c’est la plateforme de stockage et de partage de fichiers mise au point par Google pour répondre au besoin des entreprises de partager leurs données.
Disponible sur téléphone mobile, sur ordinateur et sur tablette, Google Drive favorise la collaboration et la communication entre les équipes en permettant de créer des dossiers partagés et des arborescences de fichiers cohérentes.
Si tous les détenteurs d’une adresse gmail bénéficient d’un accès gratuit à Google Drive à hauteur de 100 mégaoctets de data, sachez qu’il existe également des systèmes d’abonnement pour les organisations qui souhaiteraient bénéficier d’un espace de stockage plus conséquent.
Une interface utilisateur intuitive
Le succès de Google Drive réside probablement dans le caractère intuitif de sa plateforme utilisateurs.
Grâce à un design épuré dont Google a le secret, à un système d’arborescence optimisé ainsi qu’à de nombreuses fonctionnalités et raccourcis qui facilitent la navigation, cette plateforme peut être prise en main rapidement et s’adapte à un grand nombre de secteurs d’activité.
Vous souhaitez créer une application intuitive et sécurisée grâce au système de stockage proposé par Google Drive ? Profitez de l’Application Programming Interface (API) Google Drive pour automatiser le traitement de vos données !
Intégrez facilement d’autres outils
En plus de vous offrir un stockage intuitif et sécurisé de vos données, Google Drive intègre à son interface d’autres solutions d’édition et de présentation développées par Google Workspace comme Google Docs, Google Sheets, Google Slides et Google Forms qui permettent à plusieurs membres de votre organisation de travailler en simultané sur un même fichier.
Véritable levier de collaboration, Google Drive facilite la communication entre les équipes et vous permet de classifier vos documents dans des dossiers personnels sécurisés et partageables en un clic à d’autres utilisateurs.
Sécurité et protection de vos données
Avec Google Drive, vous pouvez partager vos données l’esprit tranquille !
L’ensemble des documents sont stockés sur des serveurs sécurisés et cryptés selon le système du cloud pour assurer leur protection.
La plateforme protège ainsi ses utilisateurs des malwares, des tentatives d’hameçonnage et des cyberattaques et permet aux utilisateurs d’avoir accès à leur document même en cas de perte ou de vol de leur ordinateur via leur adresse gmail.
Vous souhaitez en savoir plus sur les atouts et les solutions apportés par Google Drive ?
Découvrez notre offre de formation à destination des entreprises souhaitant intégrer cette solution de partage des données à leur fonctionnement interne.
Quels sont les risques liés à un partage non protégé ?
En omettant de protéger le partage de vos données, vous donnez à vos collègues mais aussi à toute personne mal intentionnée se connectant à votre réseau local, un accès non autorisé à vos données sensibles.
Les fuites d’informations pouvant mener à des pertes financières conséquentes en plus de présenter un risque de non-conformité, il est important d’avoir recours à un partage de fichiers sécurisé pour se protéger des malwares et des ransomwares, ce contre quoi Google Drive vous protège justement.
Quelles sont les erreurs à ne pas commettre ?
Pour tirer pleinement profit de vos données, vous devez prévenir certaines erreurs qui pourraient nuire à l’efficacité de vos partage de fichiers, comme :
- omettre de former vos employés aux bonnes pratiques de sécurité informatique ;
- négliger les protocoles d’archivage et effacer trop vite certaines données (sur Google Drive, les fichiers effacés restent disponibles pendant 20 jours avant de disparaître) ;
- oublier d’auditer régulièrement les accès et les permissions donnés à d’anciens employés ou de manière temporaire.
Que valent les outils de partage gratuits ?
Parce qu’ils sont gratuits, ces outils de partage des fichiers ne présentent pas le même niveau de sécurité que des solutions comme Google Drive et présentent donc des risques d’hameçonnage et de fuite conséquents.
De même, les prestations en termes de volume de stockage sont limitées et ne conviennent donc pas à tous les besoins.
Cependant, ces outils peuvent se montrer avantageux pour les entreprises ne traitant pas de données sensibles ete ne souhaitant pas investir sur le long terme sur le partage de leurs données.
Puis-je partager des données avec des personnes externes à l'entreprise ?
Le partage externe des données peut être bénéfique mais doit être effectué avec grande précaution, notamment en ce qui concerne les contrôles d’accès, les systèmes d’authentification, et les liens de partage temporaires.
Avant tout partage externe, veillez à consulter la politique de l’entreprise en la matière et soyez avertis des risques associés à cette pratique, comme la perte de contrôle sur la donnée et les incidents de conformité.
Les données sont-elles sauvegardées automatiquement ?
Tout dépend de la plateforme que vous utilisez !
Si certains services comme Google Drive offrent des systèmes de sauvegarde et d’archivage automatiques, ce n’est pas le cas de tous les logiciels.
Ainsi, nous vous conseillons de vous enquérir des stratégies de sauvegarde interne, des options de récupération en cas de perte et des considérations en termes de fréquence et d’emplacement de sauvegarde proposées par votre dispositif de partage des données.