Automatisation des tâches informatiques : Outils et Conseils

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En entreprise, la clé de la performance réside dans le gain de temps et l’optimisation des processus en est l’un des piliers. 80% d’une journée de travail typique est consacrée à des activités pour lesquelles l’intervention humaine n’apporte aucune réelle plus value selon une étude Trafft menée en 2020.

Dans un contexte de numérisation généralisée, fluidifier les activités au sein d’une structure et libérer les collaborateurs des tâches répétitives, chronophages et à faible valeur ajoutée est une condition sine qua non pour se démarquer.

Pour répondre à ces enjeux compétitifs et mener l’entreprise au sommet de sa productivité, l’automatisation des tâches informatiques s’impose comme une première réponse et opère déjà une véritable révolution dans le monde du travail.

Découvrez avec Inaubi ses principes et fondements, comment la mettre en place progressivement et sur quels outils s’appuyer pour bien enclencher le processus au sein de votre entreprise.

Automatisation des tâches informatique - illustration

Qu'est-ce que l'automatisation des tâches ?

Définition de l’automatisation

L’automatisation des tâches consiste, comme son nom l’indique, à déléguer à un système informatique des tâches d’accoutumée réservées à l’homme et qui n’offrent que peu de valeur ajoutée à l’entreprise. On englobe de façon générale les opérations répétitives et peu stimulantes comme le classement de dossier, l’édition de rapports ou la mise à jour d’un CRM, soit le workflow administratif le plus courant au sein d’une entreprise.

L’automatisation applique une série d’actions qui s’enchaînent dans un ordre préétabli et reproductibles grâce à l’intervention de machines ou d’algorithmes, réduisant ainsi celle de l’homme, qui peut désormais se consacrer à des activités essentielles, plus stratégiques et stimulantes. Pour ce faire, une liste d’instructions et de processus est élaborée et suivie à la lettre par un planificateur de tâches qui déroule ce script pré-paramétré. Un plus large volume de données peut ainsi être exploité en un temps record.

Dans un contexte de transformation digitale majeure, et avec l’avènement des réseaux virtuels, les solutions numériques ont connu une ascension fulgurante sans précédent ces dernières années. L’automatisation des tâches informatiques, qui en est l’un des principaux piliers, vise à optimiser les processus, offrir plus de rapidité et de sécurité, tout en tenant compte de l’environnement de travail afin de gagner en productivité. Si l’automatisation des tâches informatiques ne date pas d’hier, elle fonctionnait historiquement partiellement : aujourd’hui, l’approche est devenue plus globale, se mutant ainsi en un levier de croissance incontournable.

Avantages de l’automatisation

L’automatisation des tâches offre de nombreux avantages pour l’entreprise comme pour les salariés : 

  • Gain de temps notable : les tâches répétitives sont entièrement automatisées, libérant ainsi un temps précieux pour les employés qui peuvent davantage se consacrer à des activités plus stimulantes et valorisantes ;

  • Précision inégalée : les processus d’automatisation sont paramétrés pour qu’aucun bug ou problème ne survienne, là où l’intervention humaine n’est pas toujours exempte d’erreurs  ;

  • Réduction des coûts : en réduisant les besoins en main-d’oeuvre, l’automatisation entraîne une baisse des coûts d’exploitation ; 

  • Disponibilité totale : il est possible de paramétrer un horaire et un jour précis pour l’exécution d’une tâche automatisée. Ainsi, les entreprises avec des contraintes liées à l’un de leurs marchés étrangers ou les sociétés internationales (décalage horaire, jour férié, etc) peuvent préprogrammer le processus au moment de leur choix ;

  • ROI positif : le retour sur investissement est garanti. L’investissement initial, parfois conséquent, est rapidement amorti par les économies réalisées sur le long terme.

Inconvénients de l’automatisation

Néanmoins, comme toute solution alternative et innovante, l’automatisation des tâches possède ses propres limites :

  • Coût initial élevé : Le coût d’achat ou de développement des outils peut être onéreux et parfois inaccessible aux entreprises, malgré l’évidente rentabilité occasionnée ;

  • Risque de répétition des erreurs système : en cas de problème de paramétrage ou de mauvais calibrage, l’automatisation peut créer des erreurs en série et mettre à mal toutes les actions par un effet boule de neige. Il convient donc de tester les outils d’automatisation avant leur déploiement ;

  • Dépendance technologique : si le système est défaillant, en panne ou irréparable, les équipes informatiques devront stopper les activités ce qui entraînera une rupture de la chaîne de production ;

  • Perte potentielle d’emplois : l’automatisation des tâches informatiques, selon les domaines d’activité dans lesquels elle est déployée, peut parfois mener à une perte d’emploi, la machine finissant par remplacer l’humain.

Comment savoir si mon entreprise est prête pour l'automatisation ?

Avant de vous lancer dans la mise en place d’un système d’automatisation des tâches au sein de votre structure, il convient de mesurer vos besoins :

  • Volume de travail : vos collaborateurs manquent de temps pour accomplir la majorité de leurs tâches ou missions répétitives et sont rapidement débordés. Vous êtes parfois contraints d’externaliser certaines activités propres à l’entreprise ;

  • Complexité : les tâches les plus simples peuvent aisément être automatisées, et les plus complexes peuvent être découpées en processus, toujours dans cette logique de gain de temps ;

  • ROI : mesurez votre ROI ! dès lors que l’équilibre investissement/rentabilité est trouvé, il est possible de mettre en place l’automatisation au sein de son entreprise ;

  • Compétences : il est nécessaire de prévoir du personnel dédié au processeur d’automatisation en interne comme en externe pour faciliter la transition. Ces référents seront ainsi chargés de former les équipes et d’assurer la maintenance des systèmes automatisés en cas de panne ou de défaillance pour éviter une interruption des activités de l’entreprise.

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Comment identifier les tâches à automatiser ?

Toutes les tâches ne sont pas faites pour être automatisées : il existe encore des processus pour lesquelles l’intervention humaine reste pertinente. L’automatisation peut être intégrée à différents processus selon le degré de complexité : 

  • Gestion des configurations  ;

  • Automatisation des réseaux ;

  • Déploiement d’applications  ;

  • Cybersécurité : tests de surveillance, alertes intrusion, etc. ;

  • Provisionnement de l’infrastructure, du cloud ou des environnements d’exploitation.

Une fois la complexité de la tâche analysée, vous pourrez opérer un premier tri et choisir d’automatiser plus aisément celles qui demandent trop de temps à vos ressources humaines. 

Le facteur de répétition joue un rôle prépondérant dans le fait de choisir -ou non- d’automatiser une tâche. Plus cette dernière occasionne lassitude et ennui à vos équipes, plus il serait dans votre avantage de les rendre automatiques. L’édition de rapports, la facturation ou encore la communication client en sont de bons exemples.  

Enfin, on ne saurait faire le choix d’opter pour une solution, si révolutionnaire soit-elle, sans procéder à une analyse coût-bénéfice en bonne et due forme. Mesurer votre ROI prévisionnel est une étape indispensable pour déterminer quelles tâches doivent être automatisées. 

Quelles solutions d’automatisation des tâches propose Inaubi ?

Forts d’une solide expertise sur l’ensemble des solutions Google, nous vous accompagnons dans le déploiement de fonctionnalités et options adaptées à votre secteur d’activité et à vos besoins réels. 

Découvrez notre offre d’automatisation des tâches avec Google Apps Script et Google Appsheet.

Google Apps Script

Google Apps Script est une plateforme de développement qui applique un langage de programmation propre aux applications Google Workspace. Facilement intégrable aux outils et services de Google, l’app permet aux développeurs de générer des scripts selon leurs besoins pour automatiser certaines tâches répétitives et fastidieuses.

Google Apps Script permet d’automatiser les tâches quotidiennes comme la facturation ou l’élaboration de bases de données offrant ainsi à ses utilisateurs un gain de temps bienvenu pour leur donner tout le loisir de se consacrer à des tâches plus pertinentes et valorisantes.

Nos experts possèdent toutes les connaissances et l’expérience requises pour accompagner votre organisation dans le déploiement et le bon développement du programme d’application Google Apps Script.

Nous collaborons  main dans la main et œuvrons pour la mise en place d’une solution sur mesure au sein de votre entreprise : développement de la plateforme et intégration ou formation sur l’outil auprès de vos collaborateurs pour vous permettre de mener à bien tous vos projets d’automatisation en interne.

Google Appsheet

Google AppSheet est un outil remarquable pour créer des applications sans codage pour Android ou iOS. Solution no-code, le logiciel est ainsi accessible à de nombreux utilisateurs, notamment les profils les plus polyvalents. Ainsi, les équipes IT sont libérées d’un temps considérable notamment pour la partie développement, même s’ils en conservent la gouvernance. 

Son petit plus réside dans certaines de ses fonctionnalités, notamment l’extension qui lui permet d’automatiser de nombreux processus tels que le traitement de données, tâche souvent chronophage et synonyme de perte de temps pour les équipes qui en ont la charge.

L’AppSheet Automation peut par exemple vous aider à extraire, traiter et stocker vos données, à encadrer la gestion de vos projets et à créer d’autres applications rapidement et facilement.

Intégrable avec les autres applications Google WorkSpace, Google AppSheet offre un espace de stockage intéressant tant dans le Drive  ainsi que dans les autres logiciels de données qui y sont rattachés.

Particulièrement économique, ce logiciel sans codage contribuera à l’optimisation de tous vos processus internes comme externes. Contactez-nous pour en savoir plus et pour obtenir une solution personnalisée de la part de nos experts.

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