Comment réussir le pilotage de Google Workspace ?

mai 29, 2024

Agendas et documents partagés, réunions en visioconférence, administration et stockage de tous les fichiers dans le cloud : l’espace de travail de Google, Google Workspace, séduit aujourd’hui un grand nombre d’entreprises. Selon MarketSplash, en 2023, Google Workspace a rassemblé 3 milliards d’utilisateurs dans le monde.

La popularité de cette plateforme s’explique par sa gratuité ainsi que ses nombreuses fonctionnalités telles que Gmail, Google Documents et tableurs, Google Agenda ou encore Google Slides et Forms.

Facilitez le travail en équipe de votre entreprise en utilisant Google Workspace !

Pour réaliser cette transition dans les meilleures conditions possibles, Inaubi vous accompagne étape par étape dans le pilotage de l’espace de travail développé par Google.

Configurez Google Workspace pour l’équipe pilote

Pour lancer un programme pilote, voici cinq étapes à suivre afin de garantir l’efficacité de la phase de test.

Étape 1 - Paramétrage de Gmail

Configurez la double distribution pour les membres de l’équipe pilote afin de leur permettre d’utiliser à la fois leur messagerie Gmail, mais également leur ancienne messagerie.

Étape 2 - Connexion à Gmail

En accédant au centre pour utilisateurs Google Workspace, les utilisateurs de l’équipe pilote peuvent saisir leur adresse mail Google Workspace et leur mot de passe pour accéder à leur messagerie.

Étape 3 - Migration des données

À partir de l’ancien serveur, les utilisateurs peuvent transférer leurs anciens e-mails, leur agenda ainsi que leurs contacts dans Google Workspace.

Étape 4 - Synchronisation des données

Les utilisateurs test peuvent également synchroniser leurs messages, agendas, fichiers et contacts vers d’autres appareils tels que des appareils mobiles (Android, Iphone, Ipad) ou des ordinateurs portables et de bureau.

Étape 5 - Lancement de la plateforme à toutes les équipes

Une fois la phase de tests effectuée, vous pouvez déployer le lancement de l’outil à l’ensemble de vos collaborateurs en suivant le même processus : paramétrage et connexion à Gmail, transfert des fichiers et synchronisation des données.

Déploiement de Google Workspace : formez vos équipes

Vos collaborateurs doivent disposer d’une information claire afin de profiter d’une application efficace des nouvelles fonctionnalités de votre espace Google Workspace. Réunions, formations, temps d’échanges ou partenaires dédiés : il est important de fournir à vos équipes des ressources qui leur permettront d’utiliser correctement les outils mis à leur disposition.

Piloter et déployer Google Workspace avec Inaubi

Vous avez besoin d’une aide pour le déploiement de vos outils ou d’un suivi professionnel de votre utilisation de Google Workspace ? Inaubi vous accompagne dans toutes vos phases d’appropriation de la plateforme !

Nos experts en conseil, distribution et intégration de la solution Google Workspace s’assurent de la sécurité et du bon déroulement du pilotage auprès de chaque client.

Après une phase d’immersion et d’entretien avec vos équipes, Inaubi réalise des audits complets en analysant la configuration de votre système existant afin de vous offrir une solution pertinente à chaque problème rencontré.

Mesurer la réussite du déploiement de Google Workspace dans votre entreprise

Afin de connaître précisément la façon dont vos collaborateurs utilisent leur compte Google Workspace et d’assurer une meilleure gestion de vos processus de communication, il existe un outil de mesure, MyColl, qui vous permettra de :

Connaître les usages réels de la plateforme ;
Mesurer chacune de ses fonctionnalités ;
Aider vos collaborateurs à modifier leurs usages ;
Optimiser l’adoption de services tels que Google Drive ou Google Meet ;
Bénéficier d’indicateurs adaptés à votre environnement et vos objectifs.

Cet outil vous permettra également d’évaluer la nécessité ou non d’ajouter des fonctionnalités supplémentaires payantes à votre abonnement : domaine personnalisé, stockage illimité sur le cloud, support client ou un autre service complémentaire disponible sur Google Workspace.