Comment améliorer la productivité de son entreprise ?

productivité entreprise

Dans toute entreprise, la question de la productivité occupe une place prépondérante. Elle détermine en effet l’efficacité optimale des efforts de vos collaborateurs et établit les limites de votre activité. 

Toutefois, parce que le succès d’une entreprise repose à la fois sur une excellente planification et l’investissement des collaborateurs, la rentabilité dépasse de simples questionnements économiques et comprend des horizons managériaux. Mais quels sont les différents leviers permettant d’améliorer la performance de votre entreprise ? 

Technologies, amélioration de la communication, suivi des progrès, récompenses ou mise en place d’objectifs clairs et atteignables : les experts Inaubi vous aident à propulser votre entreprise vers de nouveaux sommets de productivité !

Définir la productivité en entreprise

L’INSEE définit la productivité, dans le milieu économique, comme le rapport, en volume, entre une production et les ressources mises en œuvre pour l’obtenir. Dans un contexte d’entreprise, on peut ainsi comparer une production donnée avec la quantité de travail nécessaire à cette production et calculer la productivité physique du travail, la productivité par tête ou encore la productivité horaire. 

En tant que chef d’entreprise, vous vous demandez certainement comment atteindre vos objectifs plus rapidement ou comment améliorer le rendement de votre entreprise. Mais avez-vous pensé à retourner la question et à vous demander comment travailler de manière plus efficace ou perdre moins de temps dans la réalisation et l’organisation des différentes missions ? 

La productivité peut en effet être influencée par de nombreux facteurs, tels que la technologie, les méthodes de gestion ou l’engagement des employés. Autant de paramètres qu’il est important d’étudier afin de trouver des solutions pérennes. 

Est-il possible de mesurer la productivité de son entreprise ?

La mesure de la productivité offre un indicateur essentiel : le résultat détermine la santé financière de votre entreprise et l’évolution de votre productivité sur le long terme. 

La définition de la productivité peut toutefois varier selon la nature de l’entreprise, notamment entre les secteurs de production et de services.

Si l’on peut clairement comparer la production par salariés dans une usine d’embouteillage, le calcul de la productivité se complexifie sur le terrain. Dans une entreprise de service, il peut en effet être question de mesurer la qualité de la prestation, l’efficacité opérationnelle ou encore la satisfaction client. 

Différents outils peuvent vous aider à surmonter les défis de la mesure de la productivité dans votre entreprise de service : 

  • Les logiciels de temps de suivi donnent accès au temps passé sur différentes tâches et offrent une mesure précise de la productivité au travail ; 

  • Les logiciels de gestion de projet facilitent la collaboration entre les différents membres d’une équipe et offrent une vision précise des projets en cours, de leur échéance et des ressources disponibles. Ils offrent des données sur les performances de l’équipe ;

  • Les solutions d’analyse de données examinent les tendances, détectent les inefficacités et identifient les domaines dans lesquels il est nécessaire d’apporter des améliorations. Plus que de mesurer la productivité, elles offrent des solutions pour l’optimiser ;

  • Les systèmes GRH (Gestion des Ressources Humaines) suivent les performances des collaborateurs, surveillent leurs absences et leurs congés et assurent la planification des effectifs ; 

  • Les outils d’évaluation des compétences et de formation en ligne permettent aux collaborateurs d’évaluer leurs forces et leurs faiblesses et d’accéder aux ressources nécessaires pour améliorer leurs compétences ;

  • Les systèmes SGQ (Système de Gestion de la Qualité) offrent une solution pour surveiller et améliorer la qualité des produits ou des services.

Améliorer productivité entreprise

Les stratégies pour augmenter sa productivité dans les différents secteurs de votre entreprise 

Utiliser efficacement la technologie et l'automatisation

Dans le jeu de la productivité, la technologie peut être votre meilleur allié. Afin de tirer le meilleur parti de vos collaborateurs, il est essentiel de les laisser se concentrer sur les missions à haute valeur ajoutée. Vous pouvez alors automatiser certaines tâches répétitives, peu stratégiques ou chronophages, comme la gestion des ressources humaines ou la gestion de projets.

Plus que de faciliter le quotidien des collaborateurs, vous valorisez leurs compétences et leur travail. En adoptant ces logiciels d’automatisation, vous vous assurez de plus de la bonne exécution de vos processus tout en limitant les risques d’erreurs humaines. 

L’outil Gemini de Google vous aide à exploiter pleinement le potentiel IA de votre entreprise. La solution s’intègre aux services de Google, tels que Google Workspace, Gmail, Google Slide, Docs ou Sheets. Vous pouvez lui déléguer diverses tâches comme la génération de lignes de code, la rédaction d’un mail et sa traduction, le résumé d’une réunion ou la reformulation de vos écrits.

Améliorer sa communication

Une communication claire et efficace est l’une des clés de la réussite : elle est l’une des conditions sine qua non d’une bonne répartition des missions en fonction des compétences et du temps de chacun. Plus encore, une communication fluide permet de rapidement trouver des solutions en cas de problème, et par effet ricochet, de produire un travail de meilleure qualité. C’est toute la réussite du projet qui repose sur une bonne communication interne

Plus que d’optimiser le travail en équipe et de simplifier le partage des informations et des connaissances, une bonne communication favorise un climat de travail positif, crée un lien entre chacun, favorise le sentiment d’appartenance et le bien-être au travail. 

Différents outils peuvent vous aider à fluidifier votre communication interne : 

  • Depuis Google Chat, les collaborateurs peuvent échanger de manière individuelle dans un chat ou tous ensemble dans des groupes de conversation, organiser des réunions et des visioconférences ;

  • LumApps offre un intranet centralisé et un espace où chacun peut partager ses connaissances. La plateforme est pensée pour faciliter la collaboration, la gestion de projet et la culture d’entreprise ; 

  • Monday.com permet à vos collaborateurs de travailler en équipe et simplifie la gestion de projet. Le logiciel basé sur le cloud offre à chacun un moyen de gérer ses projets en toute transparence, avec des tableaux partagés et un système de notification pour tenir ses équipes au courant des derniers changements. 

Suivre les progrès de vos équipes

Parce que tout ce qui est mesuré est amélioré, suivre les performances et les progrès de vos équipes peut directement influencer la productivité de votre entreprise. Plusieurs méthodes ont démontré leur efficacité : 

  • Les bilans annuels avec les RH. Obligatoire, cette réunion est le moment de discuter des projets effectués au cours de l’année écoulée, des contributions apportées, des points positifs et de ce qui doit être amélioré ; 

  • Les auto-évaluations. Chaque salarié confie par écrit les missions qu’il réalise particulièrement bien et les axes d’amélioration ; 

  • La checklist. Lorsqu’une mission est réalisée, les salariés peuvent cocher la case associée. Il peut s’agir de missions à effectuer au cours d’un trimestre ou sur une année par exemple. 

Afin de suivre les projets de vos collaborateurs, il convient également d’utiliser des KPIs, ou indicateurs clés de performance. Vous pouvez par exemple analyser le taux de retard ((tâches non réalisées / tâches prévues) x 100) afin de voir si vos collaborateurs réussissent à tenir les délais. 

Si vous souhaitez connaître le niveau d’efficacité de vos équipes, vous pouvez mesurer le taux d’avancement (tâches accomplies / tâches prévues) x 100) et savoir ainsi quelle est la progression d’un projet. 

Avec ces données en main, vous pourrez prendre des décisions éclairées et embaucher un nouveau collaborateur pour soutenir vos équipes, déterminer de nouveaux processus ou contrôler la rentabilité des projets. 

Suivi des décisions et responsabilités

Lorsque les collaborateurs se sentent valorisés et que leur travail est reconnu, ces derniers sont davantage engagés, motivés et enclins à fournir des efforts supplémentaires. La reconnaissance promeut une culture d’entreprise favorisant l’apprentissage de chacun et instaure un environnement de travail motivant. Plus encore, elle renforce la fidélisation des talents et contribue à de meilleurs résultats globaux. 

En tant que manager, vous pouvez réfléchir à des systèmes de récompenses qui alignent les objectifs des salariés avec ceux de l’entreprise. Vous pouvez ainsi mettre en place des primes de gratification, déjeuner avec l’un de vos salariés ou encore organiser des activités avec vos équipes. 

Se fixer des objectifs clairs et atteignables

Enfin, si se fixer des objectifs est indispensable pour améliorer la productivité de son entreprise, ces derniers se doivent d’être clairs et atteignables. Pour ce faire, vous pouvez utiliser la méthode SMART : 

  • Spécifiques : les objectifs doivent être compréhensibles ;

  • Mesurables : afin de quantifier ou qualifier les objectifs, définissez un seuil, un niveau ou une valeur à atteindre ;

  • Atteignables : vous devez trouver le juste milieu entre des objectifs réalistes, compte tenu des moyens financiers et humains dont vous disposez, et suffisamment ambitieux pour motiver vos équipes ;

  • Revelent : vos objectifs doivent être pertinents et justifiés. Interrogez-vous sur la raison d’être de l’objectif : ce dernier doit présenter un intérêt incontestable, en termes d’image, de marché ou de rentabilité, par exemple ;

  • Temporel : fixez des dates butoirs et des délais de réalisation. Vous vous assurerez ainsi de disposer du temps nécessaire et pourrez mettre en place un calendrier afin de hiérarchiser les tâches et définir des priorités.

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